Libros contables obligatorios para los autónomos

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Estudiar autonomo

Si te das de alta como autónomo debes saber que además de la liquidación de impuestos tienes otras obligaciones formales. Probablemente habrás escuchado que debes llevar libros contables con las transacciones que efectúas cada día para desarrollar tu actividad económica. En este artículo vamos a explicarte cuáles son los libros que debes llevar y qué pasa si no lo haces.

 

Libros contables dependiendo del régimen fiscal

1) Estimación directa normal

Si el régimen fiscal en el que estás de alta es el de estimación directa normal y además te dedicas a una actividad industrial, comercial o de servicios, entonces debes llevar los libros oficiales del Código de Comercio y legalizarlos en el Registro Mercantil. Los libros que debes llevar son:

  • Libro Diario
  • Libro de Inventarios y Cuentas anuales

2) Estimación objetiva

Si estás de alta en estimación objetiva no estás obligado a llevar libros contables, pero sí debes guardar todos los justificantes de pago o cobro de tus compras y ventas.

 

3) Estimación directa simplificada

Si tu régimen fiscal es estimación directa simplificada debes llevar los siguientes libros contables:

  • Libro de ventas e ingresos
  • Libro de compras y gastos
  • Libro de bienes de inversión

Si utilizas nuestra plataforma de gestión para llevar tu negocio, tendrás acceso a los libros de este régimen que además se actualizan de forma automática conforme subas tus facturas de ingresos y gastos.

Vamos a ver en qué consiste cada uno de estos libros.

 

Libro de ventas e ingresos

En este libro debes incluir todas las facturas de tus ventas que hayas emitido a tus clientes. Independientemente de que estés de alta en más de una actividad económica y el tipo de IVA o retención que tengas que aplicar, en este libro deben aparecer todas tus facturas a clientes.

Además, este libro debe llevar un orden estricto de fechas y numeración continua sin saltos en la numeración. Por ejemplo, si emites la factura 1 de este año con fecha 20 de marzo, no puedes emitir la factura 2 con fecha anterior a 20 de marzo, ni tampoco la puedes emitir como número 3. Así es como debe ser tu facturación:

factura 0001 – fecha 15/01

factura 0002 – fecha 30/01

factura 0003 – fecha 20/03

etc.

Piensa que si hay saltos en la numeración, esto significaría que faltan facturas, es decir, no has declarado ciertos ingresos a Hacienda, por lo que puedes ser sancionado.

 

Libro de compras y gastos

En este libro deben estar anotadas todas tus facturas de gasto o compras relacionadas con tu actividad económica. Ya hemos hablado en varios artículos sobre los gastos deducibles de los autónomos, por lo que sabrás que no podrás incluir como gasto facturas de compra de ropa o los tickets del cine.

En este libro no es necesario seguir estrictamente un orden de fechas y número de facturas. Al fin y al cabo el deducirte gastos es un derecho, no una obligación como en el caso de tus ingresos. Por lo que si se te olvida incluir un gasto en el trimestre en el que lo hayas abonado, lo puedes incluir en el siguiente trimestre sin problemas.

 

Libros de bienes de inversión

En el libro de bienes de inversión se deben incluir las compras de bienes relacionados con tu actividad económica que tengan una vida útil superior al año. Si para trabajar necesitas un ordenador, una mesa y una silla, todo esto sería inmovilizado material que deberás incluir como bienes de inversión.

 

¿Qué pasa si no llevas tu contabilidad correctamente?

Aunque declares tus ingresos y gastos en el IRPF, es importante contabilizar las operaciones como dice la ley, ya que si recibieses una inspección tributaria y no llevas bien tu contabilidad, Hacienda podría penalizarte.

Si tienes tu contabilidad, pero es incorrecta, Hacienda podrá imponerte sanciones según el error cometido:

  • Si tienes un retraso de más de cuatro meses en llevar tu contabilidad, puede suponerte un sanción fija de 300€.
  • Si por la incorrecta contabilización pagas menos IRPF, se aplica una sanción proporcional sobre la cuantía no ingresada, que oscilará entre un 50% y un 150%.
  • Si ni siquiera llevas una contabilidad, tendrás más problemas. Por ejemplo, si quieres que un gasto sea deducible, has de contabilizarlo. Si posteriormente recibes una inspección y no está la contabilidad, Hacienda considerará que no es deducible. De esta forma, Hacienda te exigirá una mayor cuota en tu IRPF y te impondrá una sanción de hasta el 150% de la cuantía dejada de ingresar.

 

¿Cuánto tiempo debes guardar tu contabilidad?

Muchos autónomos piensan que una vez se den de baja de autónomo se acaban sus obligaciones con Hacienda. Debes saber que esto no es así en absoluto pues la Agencia Tributaria podrá comprobarte los últimos 4 ejercicios fiscales, por lo que desde el punto de vista tributario deberás conservar toda la información de tu actividad durante ese periodo.

Por otro lado, y desde el punto de vista mercantil (art. 30 del Código de Comercio) tu obligación como autónomo es conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a tu negocio, debidamente ordenados, durante 6 años. En el caso de fallecimiento, la responsabilidad se transmite a los herederos.

 

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