7 Trucos para mejorar tu productividad trabajando desde casa

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Mejorar la productividad

Cómo ya sabéis, en e-autónomos ofrecemos la posibilidad de que publiquéis vuestros artículos, siempre que traten temas de interés para nuestros lectores. Hoy contamos con la colaboración de Esther Claravalls, ingeniera profesionalmente vinculada a la informática industrial y a la creación de proyectos web. Ella misma se define como ‘buscadora incansable de conocimiento por el puro placer de aprender’.

Puedes conocerla a través de su propia página web o a través de las redes sociales: Twitter y Facebook.  

¡Muchas gracias, Esther, por este artículo tan motivador y a la vez didáctico de cómo conseguir ser más productivos en casa!

 

Cada día es más habitual trabajar desde casa, tanto si eres un freelance, como si has conseguido un teletrabajo. Esta situación te reporta muchas ventajas como es el evitar los desplazamientos y el poder conciliar la vida laboral con la personal. Pero no todo son ventajas. Te puedes encontrar con que tu rendimiento y productividad decaigan debido, entre otras cuestiones, a interrupciones por parte de la familia, falta de concentración, tendencia a la procrastinación, sedentarismo, etc.

Procrastinación: acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables. Wikipedia

En este post te voy a dejar 7 trucos que a mí me han ayudado a evitar esos inconvenientes y que han hecho que, en los 10 años que llevo combinando el trabajo desde casa y el trabajo en la oficina, mi rendimiento no se vea afectado. Espero que te sirvan a ti también.

 

1.   Habilita un espacio de trabajo

Una de las cuestiones fundamentales para empezar a trabajar desde casa es habilitar un espacio que sirva, a poder ser, únicamente para ello. Es importante separar el espacio de trabajo de los espacios de ocio. El ordenador en la falda, reposando en el sofá solo sirve para tus momentos de ocio.

En ese espacio deberás disponer de las mismas herramientas y equipamiento que solicitarías a tu jefe en la oficina: mesa de escritorio de dimensiones adecuadas, silla ergonómica, ordenador con las prestaciones suficientes, iluminación, etc.

Si tu trabajo está basado en el uso del ordenador, te recomiendo le eches un vistazo a esta presentación, donde aprenderás a acondicionar tu puesto de trabajo adecuadamente.

Procura que esta nueva “oficina en casa” cuente con un espacio claramente delimitado y que, a poder ser, cuente con una puerta que puedas cerrar cuando estás trabajando. En el truco 4 te cuento porqué.

Es seguro que tu actividad requiere de colaboración con terceras personas. Te recomiendo que te instales una buena conexión a Internet (mejor fibra que ADSL) y que, si no lo haces todavía, utilices herramientas colaborativas basadas en la nube: DropBox, Google Drive, Google Apps, Skype, etc.

 

2.   Márcate un calendario y un horario laboral

Uno de los principales problemas de trabajar desde casa es caer en el desorden horario que, irremediablemente, te lleva al sobre-trabajo y, en consecuencia a “quemarte”. Es uno de los principales motivos por los que mucha gente acaba prefiriendo trabajar en una oficina. Pero cuando no tienes esa opción, ¿qué hacer?

Empieza por marcarte un calendario laboral y un horario a seguir, de la misma manera que si trabajaras en una oficina. Seguir una rutina horaria hará que a tu cerebro le sea más fácil mantenerse concentrado. Mi recomendación es que el calendario lo fijes de lunes a viernes y te reserves los fines de semana para ti y los tuyos. Algo necesario si no quieres morir en el intento.

 

En cuanto al horario, aprovecha la ventaja que te ofrece trabajar desde casa: defínelo de acuerdo a tus necesidades personales y, obviamente, a las necesidades de interacción con tus colaboradores y clientes. Si a primera hora tienes que llevar a los niños al colegio, lógicamente, no empezarás a trabajar a las 8 de la mañana, pero sí a las 9.

Es importante que determines tu horario de comida y que lo respetes a rajatabla y por supuesto, no se te ocurra comer en tu puesto de trabajo: es tú puesto de trabajo, no de comida. Así que cuando llegue el momento, desconecta, sal de tu despacho, tómate el tiempo que has decidido dedicar a esta pausa. Tu cerebro necesita descansar.

 

3.   Vístete y “ve” a la oficina

Sí, tal como suena. Es importante que nuestro cerebro tenga claro cuando empezamos a trabajar y cuando estamos de descanso. Márcate una rutina diaria matutina como si tuvieras que ir a la oficina: dúchate, desayuna, vístete, de esta manera le estás diciendo a tu cerebro “Se acabó el dormir. Empieza un nuevo día laboral”.

Hay a quien aun así le cuesta conectar y prefiere salir de casa, dar un par de vueltas a la manzana y regresar para ir directo a su despacho. Podrá parecerte excéntrico pero si a ti te funciona, hazlo.

 

4.   Evita los ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son aquellas personas o cosas que nos desvían de nuestra tarea. Si dejas que los ladrones de tiempo se apoderen de ti, acabarás por minimizar tu rendimiento y productividad, lo que se traducirá en la necesidad de invertir más tiempo en tu trabajo y acabarás en el desorden horario y en el sobre-trabajo.

Uno de los ladrones de tiempo más habitual cuando trabajas en casa son las interrupciones, generalmente generadas por las personas con las que convives.

Este es uno de los puntos más difíciles de gestionar. A nuestros seres queridos les cuesta mucho entender que el hecho de que estés en casa no significa que estés disponible.

Es importante que una vez tengas definido tu calendario y horario, te sientes a hablar con ellos y les expliques que durante esos períodos de trabajo no estás disponible para ellos. Así seas tú de riguroso con tu horario, así serán ellos de comprensivos. Pero ten en cuenta que si caes en el error de trabajar a cualquier hora, ellos no sabrán cuando deben respetar tu dedicación y cuando no, con lo que acabarán por interrumpirte en cualquier momento, porque ellos también te necesitan.

Aquí es donde entra en juego la puerta que te comentaba en el truco 1. Puedes indicarles que cuando la puerta está cerrada significa que estás trabajando y, por tanto, no pueden interrumpirte. En cambio, cuando la puerta está abierta, estás disponible. Esto que puede parecer simple también ayudará a tu cerebro a tomar conciencia de cuándo debe mantenerse concentrado.

Otro ladrón de tiempo importante son las notificaciones de correo, redes sociales y mensajería (como WhatsApp). Yo te recomiendo que mientras estés en tu horario laboral, silencies las notificaciones. Ya tendrás momento para atenderlas, o ¿acaso trabajando en una oficina despachas esas notificaciones en cuanto llegan?

Y por último, pero no menos importante, está Internet. Hoy en día Internet es una herramienta fundamental para trabajar en muchas profesiones y, obviamente, no vamos a renunciar a ella. Simplemente se trata de utilizarla como es debido, es decir, evitar navegar por páginas que no están relacionadas con nuestra tarea. Recuerda que tu formación y tus momentos de ocio deben quedar fuera de tu horario laboral.

Yo te he comentado los 3 ladrones de tiempo que considero más importantes, pero lógicamente hay más.

 

5.   Planifica tus tareas y mantén la concentración

Durante tu tiempo de trabajo es importante que planifiques tus tareas a realizar. Yo te recomiendo dos posibilidades: o bien al terminar la jornada planificas las tareas del día siguiente; o bien antes de iniciar la jornada, planificas las tareas que debes realizar. Yo personalmente prefiero la segunda, porque me siento más fresca y clara, pero es una cuestión de gustos.

Una vez identificadas las tareas, ordénalas por urgencia e importancia y clasifícalas en un cuadrante como el de la figura. Esto te ayudará a tener claro por dónde empezar.

Si alguna de las tareas es muy grande, fracciónala en subtareas más pequeñas. Es importante que registres el tiempo dedicado a cada tarea y que cierres la jornada laboral habiendo terminado tareas. Eso aumentará tu sensación de bienestar y aplacará tu ansiedad. Adicionalmente tendrás información de cuáles son las tareas en las que más tiempo inviertes y quizás te lleves sorpresas. Esto será una información de gran ayuda para tus posteriores planificaciones.

 

6.   Haz pausas y procrastina

Sí, sí, como has oído, procrastina. Al igual que es necesario plantearte un horario para trabajar, es importante plantearte unas pausas que te permitan recuperar fuerzas. La distracción y la procrastinación son necesarias para una vida sana y refuerzan el pensamiento creativo, lo que te lleva a una mayor productividad.

Además, el trabajo con PVD requiere que se realicen pausas para evitar la fatiga visual, mental y postural. En mi caso, suelo hacer 10 minutos de parada cada 90 minutos de trabajo. El mínimo estipulado son 5 minutos cada hora de trabajo. Tú deberás encontrar cual es la combinación que mejor se adapta a tu trabajo.

Estas pausas son el momento ideal para despachar los WhatsApp, los correos y las llamadas de carácter personal. También, lo puedes usar para atender tus redes sociales. Pero recuerda que debes abandonar tu puesto de trabajo, de lo contrario no te servirán para mitigar la fatiga visual y postural.

 

7.   Incorpora hábitos saludables

Trabajar fuera de casa muchas veces nos lleva a tener que adoptar hábitos poco sanos, ya que los desplazamientos nos roban tiempo que podríamos invertir en acciones beneficiosas para nuestro organismo. Pero no todo son ventajas. Esto es un arma de doble filo, ya que al no tener que desplazarnos, nuestro sedentarismo aumenta.

El sedentarismo es la falta de actividad física regular, definida como: “menos de 30 minutos diarios de ejercicio regular y menos de 3 días a la semana”.

Las consecuencias más importantes del sedentarismo son:

  • Propensión a la obesidad
  • Debilitamiento óseo
  • Cansancio inmediato ante cualquier actividad física
  • Aumento del riesgo de enfermedades cardiovasculares
  • Dolores de cuello y espalda
  • Propensión a contracturas y tirones
  • Trastornos digestivos
  • Estrés

Por todo ello es importante que adoptes algunos hábitos saludables, como son:

  • Mejora tu dieta. Aprovecha que estás en casa y elimina las comidas rápidas y precocinadas, cargadas de aditivos que no aportan nada “bueno” a tu organismo. Incorpora alimentos frescos y recién cocinados. Disminuye la ingesta de grasas e hidratos de carbono de rápida absorción.
  • Haz ejercicio. Se trata de que incorpores a tu rutina diaria algo de actividad física. Si te gustan las actividades al aire libre, puedes optar por caminar, correr, pasear en bicicleta o hacer senderismo. Si por el contrario prefieres los gimnasios, la natación, el fitness, la esgrima o el yoga son buenas opciones. Sea cual sea tu elección, recuerda hacerlo en base a tu forma física actual. Los excesos te llevarán al abandono.
  • Duerme de 7 a 8 horas diarias. Dormir no es de débiles, es de inteligentes. Recuerda que tu cerebro elimina toxinas durante el sueño nocturno. No dormir o dormir menos de lo necesario reduce drásticamente tu rendimiento.
  • Practica meditación. Incluir ejercicios de meditación ayudará a mejorar tu estado de salud ya que reduce tu estado de ansiedad, aumenta tu capacidad para regular tus emociones y tu estrés, lo que se traduce en un mayor grado de bienestar y serenidad. Si no has meditado nunca, no te asustes, no necesitas adoptar posturas extrañas, ni vestirte de naranja, ni dedicarle una hora al día. Es algo que puedes realizar sentado en una silla normal, con ropa cómoda y dedicándole 5 minutos al principio, llegando a 30 0 40 minutos con la práctica.

Si este tema es nuevo para ti, ¡anímate! YouTube está lleno de videos de meditación guiada que te ayudaran a iniciarte en la práctica.

Espero que estos trucos te sean de gran ayuda para mejorar tu productividad trabajando desde casa, para empezar el 2016 con mucha motivación y alcanzar tus objetivos.

 

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