Dietas y gastos: cuándo se cotiza y cuándo no

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Si eres empresario y tienes pensado pagar la comida y el transporte a tus empleados, posiblemente te surja la duda de si esos conceptos cotizan a la Seguridad Social o no.

 

1. Gastos no afectos a la actividad

Si incluyes en la nómina de tus empleados una cuantía extra dirigida a los gastos de desplazamiento y comida simplemente por decisión propia, deberás cotizar por ellas.

 

En el caso de los salarios en especie como por ejemplo los cheques restaurante o los descuentos en seguros privados de salud, también se debe cotizar aunque no tributan. El tratamiento en el IRPF de estos salarios es distinto. Estas retribuciones están exentas hasta un cierto límite.

 

 2. Gastos que afectan a la actividad

En el caso de que tus empleados sean comerciales que están continuamente viajando y tú pagas esos gastos, se entiende que estás compensando los gastos originados por la actividad desarrollada. Entonces es posible que estos gastos ni coticen ni tributen, hay varios casos.

 

El transporte. Son gastos de transporte necesarios para desarrollar la actividad, puesto que el trabajo se realiza en un lugar diferente al centro de trabajo. Está exento si cumple con dos requisitos:

 

  • En el caso de que utilice coche propio para hacer el desplazamiento. Si le abonas 0,19 euros por kilómetro recorrido, no deberás cotizar ni retener por el importe resultante, pero si le abonas más de 0,19 euros por kilómetro, sí deberás cotizar y retener por el importe que supere esos 0,19 euros por kilómetro.

 

  • En el caso de que utilice transporte público. Estará exento todo el gasto justificado.

 

Las dietas. Las dietas estarán exentas cuando el empleado realice el gasto en un municipio distinto al del centro de trabajo y residencia (aunque también existen unos máximos exentos de tributación y cotización). ¡Cuidado! El desplazamiento al otro municipio no se podrá prolongar más de 9 meses, si se diera el caso, ya no quedarían exentas.

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