Gastos deducibles del IVA en autónomos

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Para un registro contable de los gastos, es importante saber cuándo estamos ante un IVA deducible y cuándo no. Se acerca la declaración de la renta y hemos decidido hacer un resumen sobre la deducibilidad de los gastos.

Existen muchos tipos de documentos, entre ellos facturas de proveedores y acreedores con su IVA soportado correspondiente, pero hay otros que se les parecen, como recibos de gastos, tiques de restaurantes, facturas de combustible donde no se indica el nombre de la empresa destinataria, etc.

Es importante conocer qué IVA es deducible y cuál no, ya que no todo el IVA soportado se puede deducir.

La normativa del IVA establece una serie de requisitos para la deducción del gasto: que el gasto sea necesario para obtener ingresos en la actividad, que el total del gasto se recoja en una factura y que esta esté contabilizada en el período de liquidación del impuesto.

1. Gastos deducibles de transporte
Si eres un profesional y a menudo tienes que desplazarte para visitar a tus clientes y tienes que soportar gastos de transporte y comidas, puedes relacionar dichos gastos a tu actividad, aunque deberás seguir una serie de requisitos, ya que la administración es estricta para aceptarlos.

Si el uso del vehículo es necesario para el desarrollo de la actividad, entonces los gastos relacionados con él (combustible, peajes y aparcamiento en parkings públicos) serán deducibles. El vehículo estaría considerado como elemento patrimonial afecto a la actividad económica desarrollada.

Lo importante es que puedas demostrar que dichos gastos están relacionados con tu actividad. En este post hay algunos consejos para poder demostrar estos gastos.

¡Ojo! Ten cuidado de no pasar gastos de días no laborables, porque estos no serían deducibles. A la hora de registrar los gastos de los vehículos, además de estar este afecto a la actividad, debemos de saber cuándo y para qué se han utilizado, para poder diferenciar si el IVA de gastos tales como combustibles, peajes o aparcamientos es deducible tal y como se indica en la consulta vinculante V0901-14 de abril del 2014.

La Ley del IVA, a diferencia de la del IRPF, sí admite la afectación al 50% de los vehículos de turismo, es decir, si demuestras la necesidad de desplazarte en tu actividad, podrás deducir el 50% del IVA de los gastos relacionados con el vehículo. Sin embargo, en IRPF no podrás deducir nada, a menos que el vehículo se utilice de manera exclusiva, como pasaría, por ejemplo, con un vehículo industrial o un taxista.

En cuanto a los gastos de viajes profesionales, se considerarán fiscalmente deducibles cuando vengan exigidos por el desarrollo de la actividad, y siempre que, además, cumplan los demás requisitos legales y reglamentarios.

2. Gastos deducibles de comidas

La clave está, al igual que en los gastos anteriores, en que el gasto sea necesario para el desarrollo de la actividad por lo que, si necesitas desplazarte en horario de comidas a otra comunidad o lugares lejanos, entonces se considerará necesario el gasto.

En el caso de los fines de semana, se tendrá en cuenta cuál es la actividad que realizas y los clientes a los que facturas. En cualquier caso debes poder justificar que trabajas los fines de semana y que los gastos son necesarios para esa actividad, es decir que el autónomo trabaje los fines de semana y pueda justificarlo.

Si es posible, tanto para este, como para el caso anterior, intenta que en las facturas que emitas a tus clientes, aparezcan desglosados tus honorarios y, aparte, los gastos de comida, estancia y transporte que hayas tenido que soportar por prestar el servicio facturado, en concepto de gastos incurridos por tu cuenta. Si lo haces así, Hacienda no pondrá en duda que dichos costes realmente están relacionados con tu actividad ya que los habrás repercutido sobre tus clientes.

3. Gastos deducibles en la vivienda

La ley señala que si eres empresario o profesional individual y desarrollas tu actividad en tu propia vivienda, podrás deducirte una parte de los gastos derivados de la titularidad del inmueble (IBI, comunidad, seguros, amortización, intereses de préstamos por compra, etc.).

La mejor manera, pues, de actuar en esta situación para poder deducirte la parte proporcional de los suministros es:

La utilización de contadores. Puedes evitar conflictos teniendo contadores individuales y líneas separadas.

• Si no puedes separar contadores, demuestra los consumos medios antes de ejercer la actividad, y considera como deducible el exceso sobre dichos promedios. Se trata de justificar de forma razonable que esos gastos están directamente relacionados con los ingresos, aunque Hacienda sea restrictiva, los tribunales sí aceptan criterios de razonabilidad y proporcionalidad.

Además de que el gasto sea necesario para realizar la actividad, deben estar debidamente justificados, como profesional debes poseer la factura original. En el caso de facturas enviadas por email y/o en formato pdf, siempre que se garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido, se considerarán válidas.

¡Ojo! No puede deducirse el IVA soportado en la adquisición de ciertos bienes o servicios, como las joyas, los alimentos, bebidas y tabaco, los espectáculos y servicios de carácter recreativo y los destinados a atenciones a clientes o terceras personas.

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