¿Cómo garantizo que mi facturación es válida?

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Tus facturas deben estar autentificadas, ¿pero cómo? Para que las facturas se consideren auténticas y válidas Hacienda declaró en marzo los requisitos que se debían cumplir en cuanto a controles de gestión y pistas de auditoría. Antes de adentrarnos en esto te explicamos en qué consiste la validación.

Según el artículo 10 del reglamento de facturación, para que una factura electrónica sea válida, es necesario autentificarla, es decir, dar muestra de que el contenido y origen de dicha factura son reales. Para garantizarlo es necesario que se remita con firma electrónica, con intercambio electrónico de datos, o bien mediante otros medios que comuniques a Hacienda previamente y que te validen. Hasta aquí todo parece ser entendido a la perfección.

Las dudas nos llegan en el artículo 8.3 del mismo reglamento, donde se especifica que las facturas que se envían por e-mail o las descargadas desde una página web también deben ser autentificadas por medio de los controles de gestión usuales de tu actividad, ya sea empresarial o profesional, y así crear una pista de auditoría fiable en la que se establezca esa relación entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios que se documentan en ella.

¿Qué se entiende por controles de gestión correctos y pista de auditoría fiable?, ¿Cómo sé que mis controles de gestión son correctos y cuándo la pista de auditoría es fiable o no? pues bien, Hacienda lo aclaró el 28 de marzo argumentando que:

  • Un sistema de control correcto es el que verifica la conexión de la factura con la orden de compra, con el albarán de entrega y la orden de pago.

 

  • Una pista de auditoría será fiable si se conservan juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.

 

Entendemos entonces que una factura recibida por e-mail será válida verificando su conexión con la orden de compra, los albaranes de entrega y la orden de pago.

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